elektronicznyobiegdokumentw

Elektroniczny Obieg Dokumentów

Zarządzaj swoją firmą z dowolnego miejsca na świecie.

Moduł służący do automatycznego zarządzania obiegiem informacji (dokumentów) w firmie. Na podstawie zdefiniowanych, na etapie wdrożenia, schematów obiegu informacji, dokumenty trafiające do systemu są wewnętrznie, w wersji elektronicznej, dystrybuowane wśród pracowników przedsiębiorstwa. W skład ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW wchodzą:

DOKUMENTY

Moduł służący do rejestracji dokumentów wchodzących, wychodzących oraz wewnętrznych. Daje możliwość rejestracji zarówno dokumentów tradycyjnych, w formie papierowej, jak i e‑dokumentów (wersje elektroniczne). Dzięki zastosowaniu kodów kreskowych, każdy dokument otrzymuje indywidualny, niepowtarzalny numer oraz możliwość automatycznego przyporządkowania zeskanowanego obrazu dokumentu. Wprowadzony do systemu dokument zostaje rozdystrybuowany do wskazanych, w obiegu, użytkowników systemu, którzy mają możliwość akceptacji, odrzucenia, cofnięcia do wyjaśnienia itp. dokumentu. Dokumenty zaakceptowane przez upoważnione osoby trafiają do działu księgowości w celu zaewidencjonowania w systemie finansowo-księgowym. SPEKTRUM umożliwia współpracę, polegająca na automatycznym wczytywaniu danych, z najpopularniejszymi w kraju programami księgowymi. SPEKTRUM DOKUMENTY to doskonałe narzędzie umożliwiające odszukanie potrzebnych dokumentów (informacji) bez względu na jakim etapie akceptacji i u kogo się znajdują. SPEKTRUM DOKUMENTY wspiera również pracę sekretariatu, m.in. dzięki zautomatyzowaniu procesów związanych z wysyłką dokumentów, zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej, drukowaniu etykiet adresowych, przygotowaniu pocztowej książki nadawczej itp.

KONTRAHENCI

Moduł służy do ewidencji szczegółowych danych teleadresowych kontrahentów. Dzięki możliwości przypisania osób kontaktowych, grup kontrahentów, typów oraz etykiet system daje możliwość szybkiego odnalezienia potrzebnych informacji. Dane kontrahentów wykorzystywane są podczas rejestracji dokumentów. Zaletą modułu jest możliwość przypisania zadań lub notatek kontrahentom z możliwością wskazania kiedy i przez kogo zadanie ma zostać wykonane – pojawia się ono w module PULPIT UŻYTKOWNIKA pracownika wskazanego w zadaniu. Moduł KONTRAHENCI to również możliwość przeanalizowania wszelkich kontaktów z klientami – dokumentów, zadań, notatek. Dzięki zebraniu wszystkich informacji o kliencie w jednym miejscu współpraca z potencjalnymi lub bieżącymi kontrahentami staje się łatwiejsza,

PULPIT UŻYTKOWNIKA

Moduł służący do zarządzania czasem pracy i zadaniami pracowników. Każdy pracownik logujący się do modułu rejestruje rozpoczęcie oraz zakończenie pracy – dzięki temu system ewidencjonuje czas pracy wszystkich pracowników oraz daje możliwość sporządzenia elektronicznej listy obecności. Rejestracja czasu pracy doskonale sprawdza się w firmach o rozproszonej strukturze organizacyjnej – na bieżąco można kontrolować dostępność oraz czas pracy pracowników. Kalendarz oraz lista zadań pozwalają pracownikom w sposób efektywny i terminowy wykonywać powierzone im prace, a przełożonym na bieżąco analizować wykonanie oraz terminowość wykonania powierzonych zadań. Pulpit Użytkownika to również możliwość automatycznego pobierania informacji o wykonanych rozmowach telefonicznych oraz wysłanych/otrzymanych wiadomościach e-mail.

Zalety modułu:

  • dostęp do dokumentów firmowych z dowolnego miejsca na świecie;
  • łatwy dostęp do dokumentów, notatek, zadań, maili i kontaktów telefonicznych;
  • szybkie zarządzanie informacjami w firmie;
  • bieżąca kontrola dostępności Pracowników;
  • listy zadań do wykonania;
  • elektroniczne listy obecności.