Konfiguracja skrzynek mailowych w Spektrum

W Spektrum korzystamy z zewnętrznych skrzynek mailowych do wysyłania powiadomień do użytkowników oraz do importu maili bezpośrednio do programu.

Poniżej prezentujemy, gdzie i w jaki sposób wprowadzić informacje o skrzynce pocztowej by uzyskać pełną funkcjonalność z tym związaną.

W zależności od dostawcy usługi pocztowej inna jest ścieżka działania oraz dane potrzebne do prawidłowej konfiguracji.

W większości przypadków dane potrzebne do konfiguracji możemy znaleźć na stronach internetowych dostawców. Potrzebne informacje to:

• adres serwera SMTP (poczta wychodząca – powiadomienia)
• adres serwera IMAP (poczta przychodząca – import maili)
• port serwera SMTP oraz IMAP
• typ szyfrowania – SSL / TLS
• adres e-mail
• hasło do skrzynki e-mail

W przypadku gdy dostawcą usługi jest Gmail należy wygenerować dodatkowe hasło do skrzynki, tzw. hasło do aplikacji. Informacje jak wygenerować ten rodzaj hasła można znaleźć w pomocy Google – https://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=pl.

Dla skrzynek utrzymywanych w usługach Office365 lub Microsoft Exchange od 1 stycznia 2023 procedura jest inna. Integracja wymaga użycia protokołu autoryzacji OAuth 2.0 – przykładowa instrukcja rejestracji Spektrum w Microsoft Azure Graph API jest do pobrania z naszej strony https://s.netzdata.pl/download/Configure_Microsoft_Graph.pdf. Do połączenia ze kontem mailowym wymagane jest Client ID, Client Secret Value, Tenant ID.

Po wykonaniu powyższych kroków i zdobyciu informacji można przystąpić do konfiguracji skrzynek w systemie.

Spektrum Free, Mini, Standard

Ustawienia wszystkich skrzynek mailowych w odróżnieniu do Spektrum Pro dokonujemy w jednym miejscu w module Ustawienia -> Ustawienia systemowe-> Skrzynki email.

Konfigurację rozpoczynamy od wyboru metody autentykacji login i hasło lub Microsoft OAuth 2.0. Następnie wypełniamy dane dostępowe i wybieramy typ skrzynki, czy system ma z niej pobierać maile czy za jej pomocą je wysyłać. W celu użycia jednego adresu do dwóch powyższych czynności należy skrzynkę dodać dwukrotnie wybierając różne przeznaczenie. Wybór opcji „Automat” przy dodawaniu skrzynki wychodzącej na końcu każdego maila automatycznie pojawi się informacja o tym, że mail został wysłany z systemu.

Spektrum Pro

W przypadku każdych ustawień do wyboru jest jedna z dwóch metod autentykacji: login i hasło lub Microsoft OAuth 2.0. W zależności od dostawcy usługi pocztowej należy wybrać odpowiednią opcję. Po zmianie opcji zmienia się zestaw pól, które należy uzupełnić. Dodatkowo przy autoryzacji z wykorzystaniem Microsoft OAuth 2.0 przed zapisaniem należy kliknąć w odpowiedni link i w nowym oknie zalogować się do usługi i potwierdzić uprawnienia dostępu.

Konfigurację poprzez Microsoft OAuth 2.0 zalecamy przeprowadzać w trybie prywatnym przeglądarki.

Powiadomienia

Skrzynkę do wysyłania powiadomień można ustawić z poziomu konta Administratora systemu w module Ustawienia -> Profil. Po wejściu w edycję należy uzupełnić wszystkie pola o odpowiednie informacje.

Bufory e-mail

W Spektrum możemy zdefiniować dowolną liczbę buforów e-mail. Konfiguracja skrzynek z których pobieramy maile znajduje się w module Dokumenty -> Ustawienia -> Lista skrzynek.

Procedura wprowadzenia danych jest analogiczna jak w przypadku ustawień skrzynki do powiadomień.